Merkmale eines Projekts
Nicht jede Aufgabe ist automatisch ein Projekt. Ein Projekt hat folgende sechs Eigenschaften:
- Einmaligkeit: das Vorhaben ist einmalig und kein Altagsgeschäft
- Zielvorgabe: das Vorhaben hat ein genau Definiertes Ziel
- Zeitliche Begrenzung: das Vorhaben hat einen genauen Start- und Endzeitpunkt
- Begrenzte Ressourcen: das Vorhaben hat nur eine bestimmte Menge an Mitarbeiter, Geld, …
- Projektspezifische Organisation: innerhalb des Vorhabens gibt es eine eigene Organisation (z. B. Projektleiter, Projektteam)
- Komplexität: das Vorhaben benötigt eine gewisse Komplexität/Schwierigkeit
Magisches Dreieck
Beim Projektmanagement geht es darum, die drei Dimensionen (Kosten, Zeit, Leistung/Qualität) so ein zu teilen, dass das Projekt ein Erfolg wird. Das schwieriege daran ist, das diese Ziele miteinander konkurrieren.
Z. B.: Wenn ich die Zeit des Projektes verkürze (Zeit), benötige ich mehr Mitarbeiter (Leistung) welche auch Gehalt benötigen (Kosten).
Wichtig zu beachten ist, dass es noch eine vierte Dimension nämlich die Kundenzufriedenheit gibt, auf welche das Dreieck angepasst werden muss.
Projektablauf
Ein Projekt wird häufig in vier Phasen aufgeteilt.
| Projekt-Phase | Aufgabe |
|---|---|
| Definitionsphase | - Machbarkeit analysieren - Lösungskonzept entwickeln - Kick-Off-Meeting - Projektvertrag abschließen - Ausgangsproblem analysieren - Projektorganisation installieren |
| Planungsphase | - Ressoursenplanung (Zeit, Kosten, Personal, …) - Arbeitspakete festlagen |
| Durchführungsphase | - Projektplanung präzesieren/anpassen - Soll-Ist-Abweichungen minimieren - Durchführung steuern/überwachen - Projekt dokumentieren |
| Abschlussphase | - Evaluation und Reflektion - Präsentation und Abnahme - Einweisung in das Ergebniss - Abschlussbericht erstellen |
Lasten-/Pflichtenheft
Bei diesen Phasen spielen das Lasten- und Pflichtenheft eine wichtige Rolle. Lastenheft: hier stehen die Wünsche der Kunden drin beschrieben. (Wunschzettel) Pflichtenheft: hier steht was, wie umgesetzt wird. (Was unter dem Weihnachtsbaum liegt)
Projektziele
Projektziele sollten während der 1. Phase ausführlich beschrieben werden. Dabei sollten die Ziele mittels der S.M.A.R.T.-Formel formuliert werden.
- S: Spezifisch
- M: Messbar
- A: Akzeptiert / Attraktiv
- R: Realistisch
- T: Terminitiert
Projektorganisation
| Organisation | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
 Reine Projektorganisation | - hohe Identifikation der Projektmitarbeiter und dem Projekt - klare Struktur - Direkte Kommunikation | - hoher Aufwand der Wiedereingliederung in die Linienorganisation - oft schwieriger Wissensaustausch mit Fachabteilungen - Mitarbeiter fehlen für Dauer des Projekts in den Abeilungen |
 Stabsorganisation | - Organisationsstruktur muss nicht umgestellt werden - Projektorganisation kann schnell eingerichtet und aufgelöst werden - Projektmitarbeiter bleiben in den Abteilungen | - Projektleiter hat keine direkte Weisungsbefugnis - Abstimmung und Koordination ist aufwendig |
 Matrixorganisation | - Mitarbeiter bleiben in den Abteilungen - Flexibler zugriff auf Ressoursen - Fachwissen der Abteilungen steht zur verfügung | - Konflikte zwischen Projektleiter und Abteilungsleiter - Probleme bei der Priorisierung zwischen Linien- und Projektarbeit |
Methoden
Häufig angewendete Methoden sind:
- Projektstrukturplan
- Gantt-Diagramm
- Netzplan